Podmínky zpracování osobních údajů

V souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, tzv. Obecným nařízením o ochraně osobních údajů (dále jen „Nařízení“), se společnost VGR Rent s.r.o. (dále jen „Společnost“ nebo „my“), se sídlem Plzeňská 959, Klatovy - Klatovy II, 33901, Česká republika, IČO: 19916370 DIČ: CZ19916370, zavazuje k ochraně Vašich osobních údajů a soukromí. Při poskytování našich služeb se zavazujeme k respektování a ochraně Vašich osobních údajů.

Naleznete zde informace o zpracování Vašich osobních údajů naší Společností. Pro doplňující dotazy nás neváhejte kontaktovat.

Definice

Osobní údaj: Veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě podléhající ochraně.

Zvláštní kategorie osobních údajů: Údaje o rasovém či etnickém původu, politických názorech, náboženském vyznání nebo filozofickém přesvědčení, členství v odborech, genetické údaje, biometrické údaje pro jedinečnou identifikaci, údaje o zdravotním stavu, sexuálním životě nebo orientaci.

Údaje o rozsudcích v trestních věcech: Osobní údaje zpracovávané pouze pod dozorem veřejného orgánu nebo na základě oprávnění EU nebo členského státu s vhodnými zárukami pro práva a svobody subjektů údajů.

Zpracování: Jakákoliv operace s osobními údaji, ať již automatizovaná či ne, jako shromažďování, uložení, úprava, omezení, výmaz či zničení.

Subjekt údajů: Identifikovaná nebo identifikovatelná fyzická osoba.

Správce: Fyzická/právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt určující účely a prostředky zpracování osobních údajů.

Zpracovatel: Fyzická/právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt zpracovávající osobní údaje pro správce.

Kdo je správcem Vašich osobních údajů?

Správcem Vašich osobních údajů je společnost VGR Rent s.r.o., s následujícími údaji:

Adresa: Plzeňská 959, Klatovy - Klatovy II, 33901, Česká republika

IČO: 19916370

DIČ: CZ19916370

Zápis v OR: Společnost zapsána v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Plzni, sp. zn. C 44474

E-mail: info@viaggiare.cz

Jaké údaje zpracováváme a proč?

Zpracováváme osobní údaje, které nám poskytnete při rezervaci vozidla, uzavření nájemní smlouvy, či v souvislosti s dotazy, reklamacemi a stížnostmi.

Tyto údaje zahrnují:

Adresní a identifikační údaje: Akademický titul, jméno, příjmení, datum narození, adresa trvalého pobytu, doručovací adresa, číslo občanského a řidičského průkazu, telefon, e-mail, IČO a DIČ (pro fyzické osoby nájemce).

Popisné údaje: Číslo bankovního účtu, část čísla platební karty (poslední 4 číslice), údaje o platební kartě (typ, číslo, datum expirace), pozice či funkce ve firmě, podpis.

Zpracováváme údaje nájemců – fyzických osob, a v případě právnických osob zpracováváme údaje jejich zástupců nebo kontaktních osob. Dále zpracováváme údaje třetích osob, které jsou oprávněny užívat vozidlo dle nájemní smlouvy.

Všechna vozidla v našem vozovém parku jsou vybavena GPS systémem, proto zpracováváme informace o poloze a rychlosti vozidla. Zajišťujeme provoz webových stránek pomocí technických cookies, a při souhlasu zpracováváme další osobní údaje prostřednictvím analytických či marketingových cookies.

Více o cookies

Rezervace vozu a uzavření nájemní smlouvy: Osobní údaje získáváme prostřednictvím rezervačního formuláře na našich webových stránkách a při komunikaci týkající se uzavření nájemní smlouvy. Tato data potřebujeme pro rezervaci vozidla, přípravu nájemní smlouvy, komunikaci s Vámi, vystavení faktury a pro zpracování informací o poloze a rychlosti vozidla z GPS systému.

Zpracování těchto údajů je založeno na nájemní smlouvě za účelem plnění vzájemných práv a povinností. Podrobnosti o zpracování těchto údajů jsou uvedeny ve smlouvě o nájmu vozu.

Údaje také zpracováváme pro vypořádání právních nároků a povinností a pro vymáhání práv v rámci soudních a mimosoudních řízení, stejně jako pro kontrolní účely ze strany veřejných orgánů.

Po skončení smluvního vztahu zpracováváme údaje pro účely splnění právních povinností v souladu se zákonem o účetnictví a daňovými předpisy.

Dotazy, reklamace, stížnosti: Zpracováváme osobní údaje, které nám poskytnete v rámci dotazů, reklamací, stížností nebo jiných podnětů, a to pro účely jejich vyřízení. Tato data mohou být dále zpracovávána: Pro uplatnění právních nároků a práv, například v případě neuhrazených pohledávek nebo soudních sporů. Pro účely kontrol orgánů veřejné moci a pro vedení účetnictví či plnění daňových povinností.

Obchodní sdělení: Jako naši zákazníci můžete obdržet obchodní sdělení (e-maily nebo SMS) za účelem propagace našich služeb, na základě našeho oprávněného zájmu. Odhlásit se z odběru lze pomocí e-mailu na info@viaggiare.cz.

Při zpracování osobních údajů není používáno automatizované rozhodování, avšak může dojít k profilování při zpracování určitých typů cookies.

Co nás opravňuje ke zpracování osobních údajů?

Zpracování Vašich osobních údajů je oprávněno na základě následujících právních titulů:

1. Rezervace vozu a uzavření nájemní smlouvy: Pro splnění nájemní smlouvy, včetně uzavření a plnění smlouvy. Pro naše a/nebo Vaše oprávněné zájmy, jako je vypořádání práv a povinností, uplatnění a vymáhání práv ze smlouvy, ochrana majetku a zdraví, dokumentace bezpečnostních incidentů (včetně zpracování údajů z GPS). Pro splnění našich právních povinností, např. uchovávání účetních a daňových dokladů podle zákona a v souvislosti s kontrolami veřejných orgánů.

2. V rámci řešení reklamací, stížností a dotazů: Pro splnění smluvních povinností. Pro naše a/nebo Vaše oprávněné zájmy, jako je vyřízení reklamace/stížnosti, mimosoudní řešení sporů, zodpovězení dotazů, vypořádání práv a povinností. Pro splnění našich právních povinností, např. uchovávání účetních a daňových dokladů a v souvislosti s kontrolami veřejných orgánů.

3. Při zasílání obchodních sdělení: Pro naše oprávněné zájmy na přímém marketingu, pokud jste naším zákazníkem a neodmítli jste tento souhlas.

Můžete zpracování osobních údajů odmítnout?

Odmítnutí poskytnutí osobních údajů potřebných pro rezervaci vozu a uzavření nájemní smlouvy může vést k nemožnosti přijetí Vaší rezervace nebo uzavření smlouvy. Neposkytnutí osobních údajů nezbytných pro vyřízení dotazů/reklamací/stížností může znamenat, že nebude možné Váš podnět řádně prošetřit a vyřídit.

Komu můžeme Vaše osobní údaje poskytnout?

Vaše osobní údaje zpracováváme jako správci a můžeme je poskytovat třetím stranám, jako jsou zpracovatelé, kterým jsme pověřili zpracováním osobních údajů, či jiným oprávněným příjemcům (např. když je potřeba jejich profesní odbornosti pro příslušné zpracování), včetně poskytovatelů účetních a daňových služeb, právních služeb, leasingových společností (jako vlastníků vozidel), poskytovatelů IT služeb a správců webových stránek.

K přístupu k osobním údajům mohou mít také pojišťovny (např. při pojistných událostech), Policie ČR a další veřejnoprávní subjekty při výkonu jejich pravomocí. Všechny tyto subjekty jsou vázány zákonnou či smluvní mlčenlivostí ohledně osobních údajů a zpracovatelé zajišťují adekvátní úroveň zabezpečení dat prostřednictvím vhodných technických a organizačních opatření.

V případě platby platební kartou naše společnost nemá přístup k úplným údajům platební karty, ale pouze k její části (poslední 4 číslice). Tyto informace jsou uchovávány po určitou dobu kvůli splnění smluvních povinností vůči provozovatelům platebních bran. Údaje o Vaší platební kartě jsou při online platbách zpracovány pouze zabezpečenou platební bránou a bankovní institucí.

Při souhlasu s transakcí late charge zpracováváme údaje o Vaší platební kartě (typ, číslo, datum expirace) poskytnuté Vámi.

Jak dlouho budeme Vaše údaje zpracovávat?

Během trvání smluvního vztahu a poté v nezbytném rozsahu po další 4 roky kvůli promlčení nároků nebo do doby vyřízení práv a povinností. Údaje z GPS jsou likvidovány do 15 dní po ukončení smluvního vztahu, pokud nejsou potřeba pro soudní či správní řízení. Údaje pro obchodní sdělení jsou zpracovány do okamžiku Vašeho odhlášení z odběru (e-mail: info@viaggiare.cz). Údaje v rámci reklamací a stížností jsou zpracovány do vyřízení a následně uchovány 4 roky kvůli promlčení nároků. Dotazy jsou zpracovány do zodpovězení.

Pokud nás právní předpis zavazuje k uchování Vašich údajů (např. účetní, daňové předpisy) nebo v případě kontroly správních orgánů, budou Vaše údaje uchovány po příslušnou dobu. Osobní údaje nebudou předávány do třetích zemí ani mezinárodním organizacím.

Jaká máte práva ve vztahu k vašim osobním údajům?

Máte následující práva týkající se vašich osobních údajů:

Právo na informace a přístup k osobním údajům: Právo zjistit, zda a jak jsou vaše údaje zpracovávány. Právo na přístup k údajům a informacím o účelu zpracování, kategorii údajů, příjemcích, době uchování, vašich právech, možnosti podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, zdroji údajů, případném automatizovaném rozhodování a přenosu údajů do třetí země. Právo na kopii osobních údajů, přičemž nesmí být dotčena práva třetích osob.

Právo na opravu osobních údajů: Možnost požádat o opravu nepřesných nebo neúplných údajů.

Právo na výmaz osobních údajů („právo být zapomenut“): Právo požádat o výmaz údajů, pokud již nejsou potřebné, byl odvolán souhlas, vznesena námitka proti zpracování, nebo pokud výmaz vyžaduje právo EU nebo ČR.

Právo na omezení zpracování osobních údajů: Možnost požádat o omezení zpracování, pokud zpochybňujete přesnost údajů, považujete zpracování za protiprávní, nebo potřebujete údaje pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

Právo na přenositelnost údajů: Právo na přenos údajů ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu k vám nebo jinému subjektu, pokud jsou údaje zpracovávány automatizovaně na základě souhlasu nebo smlouvy.

Právo vznést námitku proti zpracování: Právo nesouhlasit se zpracováním pro účely přímého marketingu nebo na základě oprávněného zájmu, s následným posouzením naší strany o převažujících závažných důvodech pro zpracování.

Jak uplatnit vaše práva?

Vaše práva můžete uplatnit:

Písemně na adrese sídla společnosti: VGR Rent s.r.o., Plzeňská 959, Klatovy - Klatovy II, 33901, Česká republika.

Elektronicky na e-mailové adrese: info@viaggiare.cz.

Pro identifikaci je potřeba uvést jméno, příjmení a e-mail nebo jiný kontakt. V případě potřeby můžeme ověřit vaši totožnost dalšími způsoby.

Stížnost u dozorového úřadu:

Pokud se domníváte, že dochází k porušení Nařízení při zpracování vašich údajů, máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů (Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, e-mail: posta@uoou.cz).